Cómo importar expediciones a través de un fichero CSV

Modificado el Thu, 26 Oct 2023 a las 09:56 AM

Descargar la plantilla CSV genérica de Vonzu

Si queremos importar datos al dominio mediante la importación de archivos CSV, tenemos que adaptar el formato del fichero a la plantilla establecida por Vonzu. Para ello existe una plantilla específica, que se puede descargar desde la sección Expediciones > Importar CSV > Descargar plantilla CSV. Adicionalmente, podemos personalizar las plantillas a los formatos que se necesite, adaptándonos a tus ficheros.

Detalles de los campos de plantilla CSV genérica

Una vez descargado el fichero, lo abrimos con Excel y rellenamos los campos. Hay 36 campos con distintos tipos de información para completar, pero los obligatorios son solo 9, marcados con un asterisco (*) en la primera fila con los nombres de cada columna.

Es necesario rellenar los campos obligatorios para que el fichero suba correctamente al sistema.

Columna	Campo	Descripción	Formato
A	Referencia	Identificador de expedición. Si no se define ningún valor se generará automáticamente	Alfanumérico + caracteres especiales sin espacios: punto (.), barra baja (_), guión (-)
B	*Tipo	Tipo de expedición, puede ser entrega o recogida	Escribir delivery o pickup con minúsculas tal y como aparece en el título de la columna
C	Tarifa	Código de tarifa a aplicar, debe escribirse igual que el nombre de tarifa (no tipo de servicio) creada previamente	Alfanumérico + caracteres especiales sin espacios: punto (.), barra baja (_), guión (-)
D	Cliente	Nombre de usuario de cliente, debe escribirse igual que el username del cliente creado previamente	Alfanumérico + caracteres especiales sin espacios: punto (.), barra baja (_), guión (-)
E	*Fecha entrega	Fecha en la que se realizará la expedición	En formato americano: mm/dd/aaaa
F	Desde la hora	Hora de inicio del tiempo de la expedición	hh:mm / hh:mm:ss
G	Hasta la hora	Hora de fin del tiempo de la expedición	hh:mm / hh:mm:ss
H	*Calle	Calle y número de dirección de la expedición	Tipo de calle Nombre de la calle Número (ejemplo: Travessera de Gràcia 58)
I	*Código postal	Código postal de la dirección de la expedición	Formato libre
J	*Ciudad	Ciudad de la dirección de la expedición	Nombre de la ciudad sin abreviar
K	*Provincia/Distrito	Provincia/distrito de la dirección de la expedición	Nombre de la provincia sin abreviar
L	*País	País de la dirección de la expedición	Nombre del país sin abreviar en el idioma del dominio (ej: España)
M	*Número de bultos	Cantidad de paquetes en la expedición	Número
N	Peso	Peso total en kg	Número, puede tener decimales separados por una coma (,)
O	Volumen	Volumen total en cm3	Número, puede tener decimales separados por una coma (,)
P	Código de barras	Código de barras que se asignará a los bultos (si no se define ningún valor se creará automáticamente)	Sin espacios
Q	*Persona de contacto	Nombre del destinatario o persona de contacto	Formato libre
R	*Teléfono de contacto	Teléfono de contacto del destinatario o persona de contacto	Formato libre
S	Comentarios	Texto con una descripción opcional	Formato libre
T	Email de contacto	Email de contacto del destinatario o de la persona de contacto	ejemplo@ejemplo.com
U	description	Descripción del contenido de la expedición	Formato libre
V	floors	Número de pisos hasta el lugar destino de la expedición	Número
W	elevator	Informa sobre si el lugar de destino tiene ascensor o no	yes/no
X	Reembolso	Dinero que se debe entregar al transportista al realizar la expedición (pago contra reembolso)	Número, puede tener decimales separados por una coma (,)
Y	dedicationTime	Tiempo en minutos a dedicar para completar la expedición	Número
Z	Eliminaciones	Retiradas de bultos a realizar en la expedición	Número
AA	Valor asegurado	Valor monetario del contenido de la expedición	Número, puede tener decimales separados por una coma (,)
AB	skills	Habilidades/características asociadas a la expedición	Formato libre, cada habilidad debe estar separada de la anterior por una coma y sin espacios (,) (ej: frio,XXL)
AC	Calle origen	Dirección de la que proviene el paquete	Tipo de calle Nombre de la calle Número (ejemplo: Travessera de Gràcia 58)
AD	Código postal Origen	CP del que proviene el paquete	Formato libre
AE	Ciudad origen	Ciudad de la que proviene el paquete	Nombre de la ciudad sin abreviar
AF	Provincia origen	Provincia de la que proviene el paquete	Nombre de la provincia sin abreviar
AG	País origen	País del que proviene el paquete	Nombre del país sin abreviar
AH	Operador Logístico	Operador logístico al que se asigna la expedición. Debe estar previamente configurado en la plataforma.	Alfanumérico + caracteres especiales seguros (ej: punto (.), barra baja (_), guión (-)), sin espacios
AI	Conductor	Conductor al que se asigna la expedición. Debe estar previamente configurado en la plataforma.	Alfanumérico + caracteres especiales seguros (ej: punto (.), barra baja (_), guión (-)), sin espacios
AJ	payer	Ordenante de la expedición	Formato libre

Importante: Es necesario cumplimentar todas las columnas obligatorias para que suban las expediciones, en caso de desconocer algún dato como, por ejemplo, el teléfono de un cliente (es una columna obligatoria), debemos introducir algún número para que la expedición no de error y se suba al sistema.

Una vez importado correctamente el fichero CSV al sistema, podemos visualizar las expediciones creadas filtrando por fechas en el buscador superior derecho

Tips para completar los campos del Excel:

Referencia: el sistema no acepta referencias duplicadas. Podemos subir como máximo 1 entrega y 1 recogida con un mismo número de referencia, siempre que éstas vayan vinculadas.
Tarifa: deben ir escritas exactamente igual que como están introducidos en el sistema (código de tarifa). Recordar que para crear una tarifa podemos hacerlo desde el botón “+ Crear Tarifa” justo debajo del tipo de servicio. El nombre puede coincidir con el tipo de servicio.
Cliente: debe ir escrito exactamente igual que como está introducido en el sistema (nombre de usuario).
Código postal: si el CP lleva un 0 delante, por ejemplo, 08001, el fichero subirá correctamente aunque el primer 0 no se incluya (8001). Si queremos incluirlo, debemos poner toda la columna con formato de Texto.
Barcode: de la misma forma que con las referencias, no deberían repetirse (excepto que el dominio esté configurado para aceptar barcodes repetidos).
Comentarios: campo libre, se puede introducir tanta información como se desee.

Guardar el fichero en formato CSV

Es importante que al guardar el fichero, escojamos el formato CSV UTF-8. Este es el único formato válido para importar ficheros en Vonzu, cualquier otro formato dará error y no importará los datos al sistema.

Si se intenta subir un fichero guardado como Libro de Excel u otro CSV (no delimitado por comas) el sistema detectará una subida con 0/0, es decir, no leerá ninguna fila del documento.

También es necesario que la separación entre campos al guardar el archivo esté configurada con el punto y coma (;) y no con la coma simple (,).

Importar un fichero CSV a Vonzu

Desde la sección Expediciones > Importar CSV > + Importar.

Se abrirá una ventana emergente para que podamos cargar nuestro fichero.

	Permitirá acceder a las carpetas y archivos de nuestro ordenador para que seleccionemos el archivo CSV a importar.
	Si la primera fila del fichero CSV no contiene información de expedición, si no que contiene los cabeceros de cada campo (como en la plantilla genérica de Vonzu), tenemos que marcar la casilla.
	Seleccionamos la plantilla sobre la que está rellenado nuestro fichero. Si se disponen de plantillas CSV propias previamente configuradas en el dominio, aparecerán aquí. Es obligatorio marcar este campo.
	Modifica el cliente asignado a todas las expediciones del fichero CSV que se va a importar. Esta información se sobreescribe a la del fichero, por tanto, todas las expediciones del fichero se modificarán por igual. El cliente debe haber sido configurado previamente en Vonzu. No es obligatorio marcar este campo.
	Asigna directamente todas las expediciones a un conductor. Esta información se sobreescribe a la del fichero, por tanto, todas las expediciones del fichero se modificarán por igual. El conductor debe haber sido configurado previamente en Vonzu. No es obligatorio marcar este campo.
	Permite modificar la fecha de entrega de todas las expediciones a una distinta del día actual. Esta información se sobreescribe a la del fichero, por tanto, todas las expediciones del fichero se modificarán por igual. Si no se selecciona ninguna fecha, la fecha de entrega será la del día actual.

Historial de importación de ficheros

Tras la importación, Vonzu geolocalizará las expediciones y éstas serán visibles en el listado de Expediciones y en el Live Map en la fecha de entrega correspondiente. El proceso de carga de expediciones puede tardar unos minutos.

El histórico de importaciones de ficheros es visible en todo momento desde Expediciones > Importar CSV. Podemos consultar las referencias de las expediciones importadas cuando la importación ha sido exitosa:

En caso de error, el sistema indicará las causas del fallo: